6月19日中午12时30分，院级“三下乡”动员大会在土建楼会议室召开。本次会议由人文学科部团总支书记胡丽芳老师主持召开，参加本次动员大会的是人文学生会办公室主任褚芯杭，副主任魏煜啸以及参加院“三下乡”活动的同学。

会议一开始，胡丽芳老师就表示：“从加入三下乡这个队伍起，我们就是一个大家庭，大家要互相帮助，互相扶持。”而后又向大家申明组织纪律的重要性，要求队伍里的成员一定要严格按照指导老师的要求去做，切不可出差错。

会议中，胡丽芳老师特别强调安全问题，“校本部再三强调安全至上。”她说，“这不仅是学校的要求，也是我作为指导老师对大家的要求，我们要在保证安全的同时，出色地完成各项任务。”同时她向队员们讲述此次活动的参与要求:第一，家长告知书和确认函每人一份，请每个队员务必拿给家人看，得到父母的同意后在确认函签上自己的姓名；第二，请每个队员的父母发一条消息给她，好让她确认父母是否同意孩子参加此次三下乡活动。这是一次暑期实践活动，途中肯定有困难险阻，大家必须在征求父母的同意下参与此次活动，因为无论是学校还是作为指导老师个人，都必须严格为大家的安全负责。

同时，胡老师还指出，这次的活动与往常有所不同，学院团委请在座同学尽最大努力，务必争取拿到省里奖项，为学院争光。接着，胡老师向大家说明，此次活动需要制作队服、队旗，徽章。将这三样东西在三天内做出是此次大会对大家提出的另一个要求。

会议的最后，胡老师对队伍人员分工进行安排。采取民主选举的方式—投票来决定此次队伍的队长，最终由徐志高当，金慧作为副队长，负责帮助胡老师一起带好队伍。艾君和王帆为校本部联络员的预选人，裴雅秀负责筹备活动晚会的相关事宜，范厚纪、艾君、陈金凉等人负责路上的新闻宣传工作，如写新闻稿、拍照等。此次“三下乡”活动队伍出发前还有一次安全培训会议，针对路途中遇到的困难做出一个紧急预案，请大家务必关注群里通知，及时参与会议，迟到者当退出本次院“三下乡”队伍。