为确保学院第十二届综艺大赛顺利进行，学院团委分别召开了综艺大赛参赛选手协调会和工作人员协调会。
11月21日下午5时，综艺大赛选手协调会在大学生活动中心115召开，各学科部负责人、参赛选手和全体工作人员参与本次会议。本次会议由院学生会大二成员李佳颖主持。会议伊始，主持人对本次综艺大赛进行简单地介绍并向各位参赛选手提醒了本次大赛的注意事项。随后，各参赛小组在工作人员的引导下有序地进行抽签，决定各自比赛顺序。院学生会大三成员徐志鹏对本次会议进行总结，强调各负责人应积极引导参赛人员投入表演，同时也对参赛人员表达了美好的祝愿与真诚的鼓励。
11月26日中午12时，综艺大赛工作人员协调会于大学生活动中心大礼堂召开，综艺大赛全体工作人员参与本次会议。本次会议由院学生会大二成员魏勇强主持。会上，院学生会活动部成员魏勇强对本次综艺大赛各工作组的具体工作做出详细介绍并了解相关工作人员的请假情况。随后，各工作组负责人与成员分组协调并分配好工作，以此保证工作组当天能有序地执行相关工作。院学生会大三成员徐志鹏表示：“各工作组要加强合作，确保综艺大赛所有准备工作的万无一失。”
