9月23日下午4：00，学院在机械楼215会议室召开了体育运动委员会会议，就举办学院第八届运动会相关工作进行了研究部署。学院院长李军红、副院长邱晓辉及院体育运动委员会全体成员参加了会议。会议由李军红院长主持。

会议确定学院第八届运动会于10月30、31日举行。会上，体育教学部负责同志就运动会会前准备、竞赛编排、报名参赛、组织训练、安全保卫、后勤保障等工作作了布置和安排，与会成员就有关问题进行了商议。李军红院长最后作了总结讲话，并提出了四点要求：一是要求各单位要做到早安排、早布置，提前做好运动员选拔等各项工作；二是强调要增强集体性活动的参与意识，尽可能多地让学生参与进来；三是要合理安排好训练和学习时间，做到搞好学习、抓好训练两不误；四是特别要注重选拔和训练的安全，要求各学科部将活动组织好、将工作做在前面。